Een derde van werkenden doet ook andere dingen tijdens online vergaderingen

De aandacht vasthouden tijdens een online meeting, noemen werkende Nederlanders als lastigste punt van online vergaderen. Daarnaast worden de lange vergaderduur en een ontbrekende agenda als grootste struikelblokken genoemd. Martine Bolhuis, business partner Duurzame Inzetbaarheid bij Centraal Beheer: “We kennen het allemaal: de afleiding van een mail, een prangende to-do of een whatsappje. Afleiding ligt op de loer. Effectief online vergaderen lijkt simpel, maar het vraagt nog best wat oefening en discipline. Maak met je team afspraken over wanneer en hoe je online vergadert. Zorg voor een agenda vooraf met doelstelling, onderwerpen en wie daar bij moet zijn. Denk ook aan de nodige check-in en afrondingstijd. Pak daarvoor 5 en maximaal 10 minuten. Zorg er voor dat je tussen de online-meetings ruimte houdt voor herstel en ontspanning. Plan dus online in plaats van 1 uur, maximaal 50 minuten of zorg voor een pauze voor de nodige beweging. Of nog beter: stimuleer een cultuur waarin het gebruikelijk is om online-vergaderingen ook wandelend bij te wonen.”

Daarnaast blijkt uit het onderzoek van Centraal Beheer dat jongeren minder behoefte hebben aan frequent thuiswerken dan oudere medewerkers. Bolhuis licht toe: “Het is vooral voor jongeren belangrijk om regelmatig op kantoor te werken. Uit ons onderzoek blijkt dat jongeren het vaakst nadelen ervaren van online vergaderen en ook de minste behoefte hebben aan frequent thuiswerken.” Bolhuis: “Jongere generaties zijn gewend in kantoortuinen of open ruimtes te werken. Ze staan altijd in contact met hun collega’s. Na een dag online vergaderen geven jongeren aan het echte contact met collega’s te missen. Jongeren missen de sociale banden op de werkvloer, waardoor ze mensen leren kennen en kunnen on-boarden. Het werken op kantoor, waar mensen samenwerken aan de resultaten, geeft ze meer energie. ‘Erbij horen’ en ‘ergens aan bijdragen’ zijn belangrijke facetten van werkgeluk.”

Bolhuis vervolgt: “Samenwerken op locatie werkt effectief bij innovatie, brainstorm, teamontwikkeling en persoonlijke aandacht. Dat weten we al lang. Maar ook bij live ontmoeten ligt multitasking op de loer. Met de laptop en mobiel op schoot, hebben veel mensen het idee direct te moeten reageren op teams en whatsapp berichten. En soms is dat ook zo, maar meestal niet. Maar ook bij een vergadering (moeten) zitten die niet over je onderwerp gaat, werkt negatief. Afhaken kost veel energie, levert stress op en vermindert het werkplezier.

Een mooi moment om na de zomer deze vragen in je team te bespreken: Hoe willen wij met elkaar samenwerken? Wat hebben we daarin nodig? Als team of individu? Maak daarover met elkaar afspraken. Voor welke onderwerpen wil je elkaar ontmoeten? Denk aan het maken van het jaarplan, ontwerpen, creëren, samenwerken, (team)ontwikkeling. Die ontmoetingen kunnen worden georganiseerd in een vergadering of sessie. Maar wordt ook gestimuleerd door het plannen van een dag waarop het hele team aanwezig is. Ook het naast elkaar werken, helpt elkaar te ontmoeten en versterkt creativiteit, verbinding en werkplezier.”

Tot slot wil Bolhuis nog een belangrijke boodschap meegeven aan werkgevers. “Goed om te weten dat multitasking bij de meeste mensen tot meer stress en minder productie leidt. Alle reden dus om hier als werkgever aandacht aan te geven. Kijk naar wat de verschillende generaties op de werkvloer nodig hebben. De jongeren hebben heel andere wensen als het gaat om thuiswerken en de frequentie van online vergaderen. Bekijk hoe je elke generatie optimaal kunt faciliteren.”